Általános irodai adminisztrátor

ÁLTALÁNOS IRODAI ADMINISZTRÁTOR

Foglalkozási terület: Ügyvitel és adminisztráció

6-jegyű FEOR kód: 411200

 

Miből fog állni a munkám, ha az „Általános irodai adminisztrátor” foglalkozást választom?

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” különféle szakterületeken, irodai, adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatokat lát el. Munkakörébe tartozik az információk rögzítése, rendszerezése és továbbítása. Számítógépes adatbeviteli feladatokat végez. Az általános irodai adminisztrátor munkájának nagy részét a különböző adatok feldolgozása teszi ki. Összegyűjti, beviszi az adatbázisba, rendszerezi és rögzíti az információkat. Írásbeli dokumentumokat szerkeszt. Iratokat, leveleket fogalmaz meg, majd ezeket megformázza, sokszorosítja, és szükség esetén továbbítja munkatársainak. A szervezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület ügyviteli, ügyintézési folyamataiban vesz részt. Írásbeli kapcsolattartást szolgáló leveleket, egyéb belső szervezeti iratokat (pl. beszámolók, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) előkészít, leír és megszerkeszt. A nyilvántartott dokumentumokat sokszorosítja. Gyorsírással vagy egyéb technikai megoldásokkal (pl. diktafon) beszédrögzítést végez, ami alapján jegyzőkönyvet készít. Ezután az erről készített dokumentumot továbbítja az érintettek felé. Kezeli az irodai levelezéseket. Iktatja a bejövő és kimenő postát, leveleket ad fel, majd ezekről nyilvántartást készít. Az iratokat, egyéb dokumentumokat szakszerűen kezeli, tárolja, hogy könnyedén és gyorsan megtalálja azokat. Nyomon követi a határidőket. Észben tartja a különböző dokumentumok leadására és a levelek postára adására előírt dátumokat, és betartja ezeket. Szükség esetén vezetője számára is jelzi a fontos határidőket, időpontokat. Kezeli a korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközöket, információforrásokat. Az ellátott szakmai területtől függően, tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel, munkatársakkal. A megkereséseket továbbítja felettesének.

 

Milyen eszközökkel, anyagokkal dolgozik az „Általános irodai adminisztrátor”?

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” irodai munkát végez, így az alkalmazott eszközei is elsősorban ehhez kapcsolódnak:

  • számítógép megfelelő programokkal (irodai programcsomagokkal, pl. levelezőrendszerek, szöveg-, kép- és táblázatkezelő programok), internetkapcsolattal;
  • irodatechnikai eszközök: fénymásoló, nyomtató, szkenner, iratmegsemmisítő gép;
  • telefon, mobiltelefon, fax, diktafon;
  • irodai eszközök: spirálozó, lyukasztó, gémkapocs, tűzőgép, bélyegző, naptár, íróeszközök, jegyzettömb, papír, boríték, iratrendező dossziék, iratvédő tasakok, mappák.

 

Milyen munkakörnyezetben fogok dolgozni, ha „Általános irodai adminisztrátor” leszek?

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” munkáját épületen belül, irodai körülmények között végzi. Dolgozhat önálló munkaszobában vagy úgynevezett nyitott irodában (ahol más munkatársakkal egy légtérben van). A jegyzőkönyv felvételek rendszerint tárgyalóteremben folynak.

Az „Általános irodai adminisztrátor” munkaideje a szokásos munkarendben történik, heti 40 órában foglalkoztatják. Esetenként túlmunka előfordulhat, de a hétvégi, ünnepnapi munkavégzés nem jellemző.

 

 

Milyen képzést célszerű választanom, ha „Általános irodai adminisztrátor” szeretnék lenni?

 

Ahhoz, hogy valaki „Általános irodai adminisztrátorként” dolgozzon, több lehetőség is megfelelő lehet. Az „Ügyvitel” szakmacsoporton belül az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés vagy a „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzésével egyaránt betölthető a munkakör. A képzés történhet iskolarendszerű nappali vagy esti-levelező, valamint iskolarendszeren kívüli felnőttképzés keretében. Aszerint, hogy melyik képzési formát választjuk, eltérő a képzés időtartama. Az iskolarendszerű nappali képzés jellemzően szakgimnáziumokban folyik, ahol érettségit követően, ágazati érettségivel 1, annak hiányában 2 év alatt szerezhető meg a szakképesítés. Az esti-levelező vagy a felnőttképzésben, a képzőhelytől függően, 800-1000 óra között változhat a képzési idő.

Kétéves képzés esetén az első évfolyamot követően 160 óra összefüggő szakmai gyakorlat van.

A „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzésére hallás-, látás-, mozgássérültek és a tanulásban akadályozottak esetében, a Szakképzési Hídprogramban történő oktatás keretében, speciális, adaptált tanterv alapján is lehetőség van.

Az iskolarendszerű nappali képzés jellemzően szakiskolákban folyik, ahol 1+2 év tanulást követően szerezhető meg a szakképesítés. (A szakképzést kötelezően megelőzi egy előkészítő évfolyam. A szakiskolákban a szakképző évfolyamokra való bekerülés előtt szakmaalapozás szükséges). Az iskolarendszeren kívüli képzési idő 320-480 óra.

A tanuló a 9. (előkészítő) osztály elvégzése után kapcsolódhat be a szakmatanulásba, amely időtartama 2 év. Az iskolai rendszerű képzésben az összefüggő szakmai gyakorlat időtartama az első szakképzési évfolyamot követően 105 óra.

 

Szükséges előképzettség (bemeneti követelmény):

 

Az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés megszerzésének előfeltétele: érettségi

A „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzésének előfeltétele: hat általános iskolai évfolyam elvégzése és betöltött 15. életév. Alapfokú iskolai végzettség vagy iskolai előképzettség hiányában a szakiskola a tanulmányok megkezdésének alapfeltételeként meghatározhatja, hogy a jelentkező rendelkezzen a Tanulási Képességeket Vizsgáló Szakértői és Rehabilitációs Bizottság érvényes szakvéleményével, mely azt bizonyítja, hogy a tanuló tanulásban akadályozott (BNO: F70).

 

Továbblépési lehetőség: a szakirányú továbbképzéseken való részvétel

 

Melyik iskolában szerezhetem meg a szakképesítést?

 

A fenti szakképzések közül való választáskor a lakóhelyhez közeli vagy a sajátos nevelési igényű fiatalokat fogadó intézményeknél érdemes tájékozódni (honlap, „Nyílt Nap” stb.) a konkrét lehetőségekről.

A régió iskolái közül az alábbiakban folyik képzés:

 

Érdi Szakképzési Centrum Csonka János Műszaki Szakközépiskolája és Szakiskolája (Szigetszentmiklós)

Érdi Szakképzési Centrum Kós Károly Szakképző Iskolája (Érd)

Ceglédi Szakképzési Centrum Nagykátai Ipari Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Nagykáta)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Pesterzsébeti Közgazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Belvárosi Gazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gépészeti Szakképzési Centrum Katona József Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Felnőttoktatási Gimnáziuma (Budapest)

Budapesti Komplex Szakképzési Centrum Mándy Iván Szakközépiskolája és Szakiskolája (Budapest) Az iskola szívesen fogad sajátos nevelési igényű tanulókat is.

Budapesti Komplex Szakképzési Centrum Újbudai Szakiskolája (Budapest) Az iskola gyógypedagógiai szakképző intézmény, amely enyhén értelmi fogyatékos, valamint pszichés fejlődési zavarral küzdő sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű, szakmai képzését látja el.

Tatabányai Szakképzési Centrum Balassa Bálint Gazdasági Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Esztergom)

Tatabányai Szakképzési Centrum Mikes Kelemen Felnőtt és Ifjúsági Gimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Tatabánya)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Mikszáth Kálmán Gimnáziuma, Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Szondi György Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Bocskai Református Oktatási Központ Apáczai Csere János Középiskolája (Budapest) Fogadják a különleges bánásmódot igénylő és egyéb pszichés fejlődési zavarral (súlyos tanulási, figyelem- vagy magatartásszabályozási zavarral) küzdő, valamint az autizmus spektrumzavarral rendelkező tanulókat is.

SZÁMALK-SZALÉZI Szakgimnázium (Budapest)

Schola Europa Akadémia (Budapest)

ADDETUR Baptista Gimnázium, Szakgimnázium és Szakiskola (Budapest)

Benedek Elek Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola és Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény (Budapest)

Dr. Török Béla Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola, Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény és Diákotthon (Budapest) A tanulásban akadályozott fiatalok számára jött létre. Olyan sajátos nevelési igényű fiatalokat várnak, akik szakképesítést vagy részszakképesítést szeretnének szerezni, és a tanuláshoz az átlagosnál több segítséget igényelnek.

Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Óvodája Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája, Diákotthona és Gyermekotthona (Tata)

RIDENS Szakképző Iskola, Speciális Szakiskola és Kollégium (Balassagyarmat)

Losontzi István Óvoda, Általános Iskola, Fejlesztő Iskola, Speciális Szakiskola, Készségfejlesztő Speciális Szakiskola, Diákotthon, Gyermekotthon és Pedagógiai Szakszolgálat (Cegléd)

 

Milyen egészségi követelményeknek kell megfelelni, ha az „Általános irodai adminisztrátor” foglalkozást választom?

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” többnyire ülő testhelyzetben történő, könnyű fizikai megterheléssel járó szellemi munkát végez. A kar, a kéz és az ujjak használata szükséges. A szóbeli információ átadásának fontos szerepe van, ami ép hallást feltételez. A jó látásélesség is fontos. Fizikai megterhelést leginkább a huzamos ülés és a monitor előtti munkavégzés jelent, melyek következtében előfordulhatnak mozgásszervi panaszok (nyak-, hát-, derékfájás, ízületi problémák), valamint a kéz és az ujjak fáradásához vezethet. A monitor előtti munkavégzés és neonvilágítás a szem túlterhelésével járhat. A légkondicionáló allergiás és felső légúti megbetegedéseket okozhat.

Pszichés nehézséget elsősorban a sok információ egyszerre történő feldolgozása, az emberekkel való kommunikáció, a több szempontnak való együttes megfelelés és a munka monotonitása jelenthet.

A következő egészségügyi követelmények szükségesek a szakma gyakorlásához:

  • tartós ülőmunkával és szellemi munkával járó igénybevételre alkalmas mozgásszervi (gerinc, kéz, kar), szív- és érrendszeri, anyagcsere, endokrinológiai, idegrendszeri (egyes eszméletvesztéssel járó kórképek kizáró okot jelenthetnek) és pszichés (fokozott figyelemre és együttműködésre van szükség) egészségi állapot;
  • jó látás.

 

Környezeti ártalmak:

  • ergonómiai kóroki tényezők (tartós ülés, billentyűzet- és egérhasználat hatásai);
  • fokozott figyelem, időkényszer okozta stressz;
  • képernyő, számítógép tartós használata által kiváltott egészségkárosító tényezők (látás, idegrendszeri elváltozások).

 

A sérüléstípusoknak megfelelő módosításokkal, a funkciócsökkenés kompenzálásával, a munkakör átszervezésével, a munkakörnyezet ergonómikus kialakításával, speciális eszközök beszerzésével mozgás-, hallás- és látássérültek számára is lehetővé válhat a munkafeladatok egy részének elvégzése.

 

Milyen személyes jellemzők előnyösek az „Általános irodai adminisztrátor” foglalkozásnál?

 

Amikor döntést hozunk, fontos átgondolnunk, hogy rendelkezünk-e az adott foglalkozásra jellemző egyéni sajátosságokkal (érdeklődés, képességek, készségek, munkamód). A tulajdonságok megléte valószínűvé teszi, hogy örömmel végezzük a munkánkat, és sikeresek, elégedettek leszünk az adott foglalkozásban. Természetesen minden foglalkozásnál más és más személyes jellemzők előnyösek, és mi magunk is különbözünk egymástól abban, hogy milyen mértékben rendelkezünk ezekkel.

Az „Általános irodai adminisztrátor” szakma azoknak felel meg leginkább, akikre jellemzőek az alábbi kompetenciák, érdeklődés és munkamód típusok:

 

Kompetenciák (legfontosabb készségek, képességek):

  • Digitális kompetencia, mivel munkája nagy része számítógéphez kötött;
  • Kitartás, mert a sok adminisztráció olykor egyhangúvá válhat, mégsem ejthet hibákat;
  • Együttműködés a hatékony munkakapcsolatok kialakítása és fenntartása érdekében.

 

Érdeklődési irányok: Megvalósító – Tárgyias

 

Az ilyen érdeklődésű emberek tisztában vannak teendőikkel, és megnyugtató számukra, ha tudják, hogy pontosan meddig terjed a felelősségük. Kedvelik a pontosan kijelölt határok között végezhető, aprólékos, fokozott koncentrációt igénylő feladatokat, és szeretik a jól szervezett munkát. Szívesen dolgoznak eszközökkel (számítógép, nyomtató, fénymásoló). Követik az előírásokat (pl. iktatás, helyesírási szabályok).

 

Munkamód: Végrehajtó – Aprólékos – Beltéri

 

Ez azt jelenti, hogy az „Általános irodai adminisztrátor” előnyben részesíti a jól meghatározott keretek között folyó, szabályok alapján történő munkavégzést. A feladatokat pontosan, sorrendben, saját ritmusában, tempójában szereti végezni. Előnyben részesíti, ha belső helyszíneken, zárt térben dolgozhat.

 

Milyen eséllyel találok munkát, ha „Általános irodai adminisztrátor” leszek?

 

Elhelyezkedési kilátások (várható munkaerőpiaci kereslet):

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” vállalatok, cégek, vállalkozások, közigazgatási szervek ügyviteli területén, alkalmazottjaként helyezkedhet el. Az ügyviteli foglalkozások a leginkább keresett foglalkozások közé sorolhatók, így előreláthatólag az elhelyezkedés nem okoz majd problémát az ilyen képzettséggel rendelkezők számára a közeljövőben.

Várhatóan a képzéssel betölthető állások száma meghaladja a képzést elvégzők számát, ezért könnyen talál munkát, aki ezt a foglalkozást választja.

 

Mennyi lesz a bérem, ha „Általános irodai adminisztrátorként” fogok dolgozni?

 

A fizetés az „Általános irodai adminisztrátor” szakmai tapasztalatától, életkorától, illetve a vállalat jellegétől, méretétől, földrajzi elhelyezkedésétől, forgalmától függően változhat.

 

Az „Általános irodai adminisztrátor” fizetése az országos átlagbérnél alacsonyabb.

Az átlagkereset havi bruttó 240.000 Ft.

 

Milyen munkakörökben dolgozhatok, ha az „Általános irodai adminisztrátor” foglalkozást választom?

 

Betölthető munkakörök:

 

Adminisztrációs ügyintéző

Alapítványi ügyintéző

Bírósági adminisztrátor, bírósági írnok

Dokumentációs ügyintéző

Hirdetési adminisztrátor

Írnok, műhelyírnok, üzemírnok

Sajtófigyelő adminisztrátor

Szállodai adminisztrátor

Tanfolyami adminisztrátor

Tanszéki adminisztrátor, tanulmányi adminisztrátor

Törzskönyvező (állatnyilvántartás)

Ügyészségi adminisztrátor

 

Rokon foglalkozások:

 

Titkár(nő)

Gépíró, szövegszerkesztő

Számítógépes adatrögzítő

Irodai szakmai irányító, felügyelő

Személyi asszisztens

Humánpolitikai adminisztrátor

Egészségügyi dokumentátor

Iratkezelő, irattáros