Iratkezelő, irattáros

 

IRATKEZELŐ, IRATTÁROS

Foglalkozási terület: Ügyvitel és adminisztráció

6-jegyű FEOR kód: 413600

 

Miből fog állni a munkám, ha az „Iratkezelő, irattáros” foglalkozást választom?

 

Egy irat elintézésének hosszú az életútja. A hivatalba érkezéssel kezdődik, és a selejtezéssel vagy a levéltárba kerüléssel fejeződik be.

Az „Iratkezelő, irattáros” az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat, a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Alapvető feladata az iratok gyors és pontos eljuttatása az ügyintézőkhöz, valamint az iratok visszakeresésének biztosítása. Levelezések, kartonok, számlák, nyugták és egyéb nyilvántartások irattári rendnek megfelelő iratkezelését végzi. Az iratkezelés magában foglalja az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását. Az irattárban folyó munka egyrészt passzív irattári tevékenység, ami az iratanyag befogadását, tárolását és megőrzését jelenti. Az irattáros az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok átlátható rendjét. Közreműködik az Irattári Szabályzat és az Irattári terv elkészítésében, amely tartalmazza az adott intézmény összes dokumentumtípusát, melléjük rendelve a hatályos törvények szerinti minimális tárolási időt. Az iratanyagokat válogatja vagy osztályozza utasítás (pl. tartalom, rendeltetés, felhasználói kritériumok, illetve idő, ábécérend vagy sorszám) szerint. A dokumentumokat fiókokba, szekrényekbe és tároló (archiváló) dobozokba rendezi. Az irattáros nemcsak az iratok őrzéséről gondoskodik, hanem azok „szereléséről”, csatolásáról is. Ha egy elintézett ügyben, újabb beadvány folytán ismét intézkedni kell, akkor az irattár kezelője az iktatmányhoz csatolja az előzetes iratokat. Irattári selejtezést végez. Az iratrendezés során különválogatja a selejtezhető (lejárt megőrzési idejű iratokat, másolatokat, stb.) és a maradandó értéket képviselő iratokat. A lejárt megőrzési idejű iratokról tételes selejtezési jegyzéket készít, amely alapján a selejtezés elvégezhető. A maradó iratokat csoportosítja (gyakran dobozolja), figyelembe véve a visszakereshetőséget, a későbbi selejtezhetőséget. A továbbtárolandó iratokról — igény szerint — számítógépes iratnyilvántartást, a selejtezésre kijelölt iratokról selejtezési jegyzéket, illetve jegyzőkönyvet készít. Az iratselejtezés során — szükség esetén — elvégzi az iratok zömítését, tömörítését, optimalizálva ezzel a tárolókapacitás kihasználását. Az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti. Az „Iratkezelő, irattáros” aktív tevékenységet is ellát, amikor az arra jogosult személyeknek előkeresi és rendelkezésére bocsátja a szükséges iratokat. Az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendők ellátásával foglalkozik. Dokumentumokat fénymásol, szkennel, továbbít. Iratokat digitalizál.

 

Milyen eszközökkel, anyagokkal dolgozik az „Iratkezelő, irattáros”?

 

Az „Iratkezelő, irattáros” irodai iratkezelési munkát végez, így az alkalmazott eszközei is elsősorban ahhoz kapcsolódnak:

 

  • állványok és polcok az iratanyagok tárolásához
  • papír alapú dossziék, tároló eszközök, amelyekben biztonságosan tárolhatók az iratok, könnyen kezelhetők és az iratok áttekinthetők,
  • szellőztető berendezések, páraelszívó, léghőmérő és páramérő
  • 2-3 polcos iratszállító raktárkocsi, amely elfordítható kerekekkel és kerékrögzítővel van felszerelve
  • raktári létra és fellépő
  • iratmegsemmisítő gép, fénymásoló, nyomtató, szkenner
  • irodai kötészeti gépek (spirálozó, hőfóliázó)
  • számítógép megfelelő programokkal (irodai programcsomagokkal, pl. levelezőrendszerek, iktató programok), internetkapcsolattal
  • irodai eszközök: spirálozó, lyukasztó, gémkapocs, tűzőgép, bélyegző, naptár, íróeszközök, jegyzettömb, papír, boríték, iratrendező dossziék, iratvédő tasakok, mappák.

 

Milyen munkakörnyezetben fogok dolgozni, ha „Iratkezelő, irattáros” leszek?

 

Az „Iratkezelő, irattáros” munkáját épületen belül, irodai körülmények között végzi.

Az „Iratkezelő, irattáros” munkaideje a szokásos munkarendben történik, heti 40 órában foglalkoztatják. Esetenként (pl. selejtezéskor) túlmunka előfordulhat, de a hétvégi, ünnepnapi munkavégzés nem jellemző.

 

Milyen képzést célszerű választanom, ha „Iratkezelő, irattáros” szeretnék lenni?

 

Ahhoz, hogy valaki „Iratkezelő, irattárosként” dolgozzon, érettségi követően elegendő lehet a Magyar Nemzeti Levéltár által szervezett „Iratkezelő, irattáros” nem OKJ-s, rövid képzési idejű (72 óra) tanfolyam elvégzése. Az elhelyezkedés szempontjából hasznos lehet a „Segédlevéltáros és ügykezelő” (OKJ 52 322 02) szakképesítés, amely iskolarendszeren kívüli, adott óraszámú (420-480 óra) tanfolyami képzés keretében szerezhető meg.

Az „Ügyvitel” szakmacsoporton belül előnyös lehet továbbá az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés vagy a „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzése, de ez a munkakör betöltésének nem feltétele. A képzés történhet iskolarendszerű nappali vagy esti-levelező, valamint iskolarendszeren kívüli felnőttképzés keretében. Aszerint, hogy melyik képzési formát választjuk, eltérő a képzés időtartama. Az iskolarendszerű nappali képzés jellemzően szakgimnáziumokban folyik, ahol érettségit követően, ágazati érettségivel 1, annak hiányában 2 év alatt szerezhető meg a szakképesítés. Az esti-levelező vagy a felnőttképzésben, a képzőhelytől függően, 800-1000 óra között változhat a képzési idő.

Kétéves képzés esetén az első évfolyamot követően 160 óra összefüggő szakmai gyakorlat van.

 

A „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzésére hallás-, látás-, mozgássérültek és a tanulásban akadályozottak esetében, a Szakképzési Hídprogramban történő oktatás keretében, speciális, adaptált tanterv alapján is lehetőség van.

Az iskolarendszerű nappali képzés jellemzően szakiskolákban folyik, ahol 1+2 év tanulást követően szerezhető meg a szakképesítés. (A szakképzést kötelezően megelőzi egy előkészítő évfolyam. A szakiskolákban a szakképző évfolyamokra való bekerülés előtt szakmaalapozás szükséges.) Az iskolarendszeren kívüli képzési idő 320-480 óra.

A tanuló a 9. (előkészítő) osztály elvégzése után kapcsolódhat be a szakmatanulásba, amely időtartama 2 év. Az iskolai rendszerű képzésben az összefüggő szakmai gyakorlat időtartama az első szakképzési évfolyamot követően 105 óra.

 

Szükséges előképzettség (bemeneti követelmény):

 

Az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés megszerzésének előfeltétele: érettségi.

A „Számítógépes adatrögzítő” (OKJ 31 346 02) részszakképesítés megszerzésének előfeltétele: hat általános iskolai évfolyam elvégzése és betöltött 15. életév. Alapfokú iskolai végzettség vagy iskolai előképzettség hiányában a szakiskola a tanulmányok megkezdésének alapfeltételeként meghatározhatja, hogy a jelentkező rendelkezzen a Tanulási Képességeket Vizsgáló Szakértői és Rehabilitációs Bizottság érvényes szakvéleményével, mely azt bizonyítja, hogy a tanuló a tanulásban akadályozott (BNO F70).

 

Továbblépési lehetőség: a szakirányú továbbképzéseken való részvétel

 

Melyik iskolában szerezhetem meg a szakképesítést?

A fenti szakképzések közül való választáskor a lakóhelyhez közeli vagy a sajátos nevelési igényű fiatalokat fogadó intézményeknél érdemes tájékozódni (honlap, „Nyílt Nap” stb.) a konkrét lehetőségekről.

A régió iskolái közül az alábbiakban folyik képzés:

 

Érdi Szakképzési Centrum Csonka János Műszaki Szakközépiskolája és Szakiskolája (Szigetszentmiklós)

Érdi Szakképzési Centrum Kós Károly Szakképző Iskolája (Érd)

Ceglédi Szakképzési Centrum Nagykátai Ipari Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Nagykáta)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Pesterzsébeti Közgazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Belvárosi Gazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gépészeti Szakképzési Centrum Katona József Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Felnőttoktatási Gimnáziuma (Budapest)

Budapesti Komplex Szakképzési Centrum Mándy Iván Szakközépiskolája és Szakiskolája (Budapest) Az iskola szívesen fogad sajátos nevelési igényű tanulókat is.

Budapesti Komplex Szakképzési Centrum Újbudai Szakiskolája (Budapest) Az iskola gyógypedagógiai szakképző intézmény, amely enyhén értelmi fogyatékos, valamint pszichés fejlődési zavarral küzdő sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű, szakmai képzését látja el.

Tatabányai Szakképzési Centrum Balassa Bálint Gazdasági Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Esztergom)

Tatabányai Szakképzési Centrum Mikes Kelemen Felnőtt és Ifjúsági Gimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Tatabánya)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Mikszáth Kálmán Gimnáziuma, Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Szondi György Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Bocskai Református Oktatási Központ Apáczai Csere János Középiskolája (Budapest)

Fogadják a különleges bánásmódot igénylő és egyéb pszichés fejlődési zavarral (súlyos tanulási, figyelem- vagy magatartásszabályozási zavarral) küzdő, valamint az autizmus spektrumzavarral rendelkező tanulókat is.

SZÁMALK-SZALÉZI Szakgimnázium (Budapest)

Schola Europa Akadémia (Budapest)

ADDETUR Baptista Gimnázium, Szakgimnázium és Szakiskola (Budapest)

Benedek Elek Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola és Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény (Budapest)

Dr. Török Béla Óvoda, Általános Iskola, Speciális Szakiskola, Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény és Diákotthon (Budapest) A tanulásban akadályozott fiatalok számára jött létre. Olyan sajátos nevelési igényű fiatalokat várnak, akik szakképesítést vagy részszakképesítést szeretnének szerezni, és a tanuláshoz az átlagosnál több segítséget igényelnek.

Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Óvodája Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája, Diákotthona és Gyermekotthona (Tata)

RIDENS Szakképző Iskola, Speciális Szakiskola és Kollégium (Balassagyarmat)

Losontzi István Óvoda, Általános Iskola, Fejlesztő Iskola, Speciális Szakiskola, Készségfejlesztő Speciális Szakiskola, Diákotthon, Gyermekotthon és Pedagógiai Szakszolgálat (Cegléd)

SOTER-LINE Oktatási és Vizsgaközpont (Budapest)

 

Milyen egészségi követelményeknek kell megfelelni, ha az „Iratkezelő, irattáros” foglalkozást választom?

 

Az „Iratkezelő, irattáros” többnyire ülő testhelyzetben történő, könnyű fizikai megterheléssel járó szellemi munka. A kar, a kéz és az ujjak használata szükséges. A szóbeli információ átadásának fontos szerepe van, ami ép hallást feltételez. A jó látásélesség is fontos. Fizikai megterhelést leginkább az iratanyagok emelése, cipelése, szállítása okozhat, melyek következtében előfordulhatnak mozgásszervi panaszok (nyak-, hát-, derékfájás, ízületi problémák), valamint a kéz és az ujjak fáradásához vezethet. A monitor előtti munkavégzés és neonvilágítás a szem túlterhelésével járhat. A légkondicionáló allergiás és felső légúti megbetegedéseket okozhat.

Pszichés nehézséget elsősorban a sok iratanyag egyszerre történő feldolgozása, az emberekkel való kommunikáció, a több szempontnak való együttes megfelelés és a munka monotonitása jelenthet.

 

Környezeti ártalom, baleseti veszély ennél a szakmánál minimális:

a szennyezett, vagy régóta tárolt, penészes iratanyagok, a kellemetlen, dohos szag légzőszervi panaszokat, allergiás reakciókat okozhatnak;

fennáll a létráról való leesés veszélye.

 

A sérüléstípusoknak megfelelő módosításokkal, a funkciócsökkenés kompenzálásával, a munkakör átszervezésével, a munkakörnyezet ergonómikus kialakításával, speciális eszközök beszerzésével, mozgás-, hallás- és látássérültek számára is lehetővé válhat a munkafeladatok egy részének elvégzése.

 

Milyen személyes jellemzők előnyösek az „Iratkezelő, irattáros” foglalkozásnál?

 

Amikor döntést hozunk, fontos átgondolnunk, hogy rendelkezünk-e az adott foglalkozásra jellemző egyéni sajátosságokkal (érdeklődés, képességek, készségek, munkamód). A tulajdonságok megléte valószínűvé teszi, hogy örömmel végezzük a munkánkat, és sikeresek, elégedettek leszünk az adott foglalkozásban. Természetesen minden foglalkozásnál más és más személyes jellemzők előnyösek, és mi magunk is különbözünk egymástól abban, hogy milyen mértékben rendelkezünk ezekkel.

Az „Iratkezelő, irattáros” szakma azoknak felel meg leginkább, akikre jellemzőek az alábbi kompetenciák, érdeklődés és munkamód típusok:

 

Kompetenciák (legfontosabb készségek, képességek):

 

  • Digitális kompetencia, mivel munkája egyik része számítógéphez kötött;
  • Kitartás, mert a sok adminisztráció olykor egyhangúvá válhat, mégsem ejthet hibákat;
  • Együttműködés a hatékony munkakapcsolatok kialakítása és fenntartása érdekében.

 

Érdeklődési irányok: Megvalósító – Tárgyias

 

Az ilyen érdeklődésű emberek tisztában vannak teendőikkel, és megnyugtató számukra, ha tudják, hogy pontosan meddig terjed a felelősségük. Kedvelik a pontosan kijelölt határok között végezhető, aprólékos, fokozott koncentrációt igénylő feladatokat, és szeretik a jól szervezett munkát. Szívesen dolgoznak eszközökkel (számítógép, nyomtató, fénymásoló). Követik az előírásokat (pl. iktatás, iratrendezési szabályzat).

 

Munkamód: Végrehajtó – Aprólékos – Beltéri

 

Ez azt jelenti, hogy az „Iratkezelő, irattáros” előnyben részesíti a jól meghatározott keretek között folyó, szabályok alapján történő munkavégzést. A feladatokat pontosan, sorrendben, saját ritmusában, tempójában szereti végezni. Előnyben részesíti, ha belső helyszíneken, zárt térben dolgozhat.

 

Milyen eséllyel találok munkát, ha „Iratkezelő, irattáros” leszek?

 

Elhelyezkedési kilátások (várható munkaerőpiaci kereslet):

 

Az „Iratkezelő, irattáros” vállalatok, cégek, vállalkozások, közigazgatási szervek ügyviteli területén, alkalmazottjaként helyezkedhet el. Az ügyviteli foglalkozások a leginkább keresett foglalkozások közé sorolhatók, így előreláthatólag az elhelyezkedés nem okoz majd problémát az ilyen képzettséggel rendelkezők számára a közeljövőben.

Várhatóan a képzéssel betölthető állások száma meghaladja a képzést elvégzők számát, ezért könnyen talál munkát, aki ezt a foglalkozást választja.

 

Mennyi lesz a bérem, ha „Iratkezelő, irattárosként” fogok dolgozni?

 

A fizetés az „Iratkezelő, irattáros” szakmai tapasztalatától, életkorától, illetve a vállalat jellegétől, méretétől, földrajzi elhelyezkedésétől, forgalmától függően változhat.

Az „Iratkezelő, irattáros” fizetése az országos átlagbérnél alacsonyabb.

Az átlagkereset havi bruttó 210.000 Ft.

 

Milyen munkakörökben dolgozhatok, ha az „Iratkezelő, irattáros” foglalkozást választom?

 

Betölthető munkakörök:

 

Archívumkezelő

Archívumkezelő (lapkiadói)

Dokumentációs előadó

Rajztáros

Tervtáros

 

Rokon foglalkozások:

 

Általános irodai adminisztrátor

Titkár(nő)

Gépíró, szövegszerkesztő

Számítógépes adatrögzítő

Irodai szakmai irányító, felügyelő

Személyi asszisztens

Humánpolitikai adminisztrátor

Egészségügyi dokumentátor