Irodai szakmai irányító, felügyelő

IRODAI SZAKMAI IRÁNYÍTÓ, FELÜGYELŐ

Foglalkozási terület: Ügyvitel és adminisztráció

6-jegyű FEOR kód: 322100

 

Miből fog állni a munkám, ha az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” foglalkozást választom?

 

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” irányítja, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi az irodában folyó – elsősorban adminisztrációs – munkát, kommunikációs kapcsolatokat.

Szervezi, irányítja, ellenőrzi az irodában folyó ügyviteli folyamatokat. Megtervezi, koordinálja az irodai körülmények között zajló adminisztrációs feladatokat (pl. adatrögzítés és nyilvántartás, dokumentumkészítés és -szerkesztés, dokumentumok kezelése, irodai és kommunikációs eszközök kezelése, kiadványszerkesztés). Kiosztja a munkát az általános irodai és adminisztratív tevékenységeket ellátó dolgozóknak. Követi a határidőket és figyelemmel kíséri azok betartását. Feladata az irodai adminisztrációs feladatok végzésének felügyelete, ellenőrzése, közvetlen irányítása. Betartja és betartatja a szervezeti, ügyviteli, adat- és dokumentumkezelési szabályokat, egyéb utasításokat. Irányítja, szervezi, ellenőrzi az irodában folyó kommunikációs kapcsolatokat. A munkavégzésről beszámol a felsőbb vezetőnek. Vannak olyan munkatevékenységei, amelyek nem beosztottaival kapcsolatosak, ilyen például a tárgyalópartnerek fogadása, ügyfelekkel való kapcsolattartás, vezetői értekezleteken való közreműködés. Mind a cégen belüli más vezetőkkel, mind a külső partnerekkel tartja a kapcsolatot. Rendszeresen tart munkaértekezletet saját munkatársainak, ahol az irodai folyamatokat és munkákat részletesen megbeszélik. Vezeti az irodai dokumentációt. Statisztikai jelentéseket, beszámolókat, döntés-előkészítő anyagokat készít.

 

Milyen eszközökkel, anyagokkal dolgozik az „Irodai szakmai irányító, felügyelő”?

 

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” irodai munkát végez, így az alkalmazott eszközei is elsősorban ahhoz kapcsolódnak:

  • számítógép megfelelő programokkal (irodai programcsomagokkal, pl. levelezőrendszerek, szöveg-, kép- és táblázatkezelő programok), internetkapcsolattal;
  • irodatechnikai eszközök: fénymásoló, nyomtató, szkenner, iratmegsemmisítő gép;
  • telefon, mobiltelefon, fax, diktafon;
  • irodai eszközök: spirálozó, lyukasztó, gémkapocs, tűzőgép, bélyegző, naptár, íróeszközök, jegyzettömb, papír, boríték, iratrendező dossziék, iratvédő tasakok, mappák.

 

Milyen munkakörnyezetben fogok dolgozni, ha „Irodai szakmai irányító, felügyelő” leszek?

 

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” munkáját épületen belül, irodai körülmények között végzi. Dolgozhat önálló munkaszobában vagy úgynevezett nyitott irodában (ahol más munkatársakkal egy légtérben van). A munkaértekezletek rendszerint tárgyalóteremben folynak.

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” munkaideje a szokásos munkarendben történik, heti 40 órában foglalkoztatják. Esetenként túlmunka előfordulhat, de a hétvégi, ünnepnapi munkavégzés nem jellemző.

 

Milyen képzést célszerű választanom, ha „Irodai szakmai irányító, felügyelő” szeretnék lenni?

 

Ahhoz, hogy valaki „Irodai szakmai irányító, felügyelőként” dolgozzon, az „Ügyvitel” szakmacsoporton belül az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés megszerzése megfelelő lehet. A képzés történhet iskolarendszerű nappali vagy esti-levelező, valamint iskolarendszeren kívüli felnőttképzés keretében. Aszerint, hogy melyik képzési formát választjuk, eltérő a képzés időtartama. Az iskolarendszerű nappali képzés jellemzően szakgimnáziumokban folyik, ahol érettségit követően, ágazati érettségivel 1, annak hiányában 2 év alatt szerezhető meg a szakképesítés. Az esti-levelező vagy a felnőttképzésben, a képzőhelytől függően, 800-1000 óra között változhat a képzési idő.

Kétéves képzés esetén az első évfolyamot követően 160 óra összefüggő szakmai gyakorlat van.

 

Szükséges előképzettség (bemeneti követelmény):

 

Az „Irodai titkár” (OKJ 54 346 03) szakképesítés megszerzésének előfeltétele: érettségi

 

Továbblépési lehetőség: a szakirányú továbbképzéseken való részvétel

 

Melyik iskolában szerezhetem meg a szakképesítést?

 

A fenti szakképzések közül való választáskor a lakóhelyhez közeli vagy a sajátos nevelési igényű fiatalokat fogadó intézményeknél érdemes tájékozódni (honlap, „Nyílt Nap” stb.) a konkrét lehetőségekről.

A régió iskolái közül az alábbiakban folyik képzés:

 

Érdi Szakképzési Centrum Csonka János Műszaki Szakközépiskolája és Szakiskolája (Szigetszentmiklós)

Érdi Szakképzési Centrum Kós Károly Szakképző Iskolája (Érd)

Ceglédi Szakképzési Centrum Nagykátai Ipari Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Nagykáta)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Pesterzsébeti Közgazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Belvárosi Gazdasági Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Keleti Károly Szakgimnáziuma (Budapest)

Budapesti Gazdasági Szakképzési Centrum Budai Középiskolája (Budapest)

Budapesti Gépészeti Szakképzési Centrum Katona József Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Felnőttoktatási Gimnáziuma (Budapest)

Budapesti Komplex Szakképzési Centrum Weiss Manfréd Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Kollégiuma (Budapest) Az iskola szívesen fogad sajátos nevelési igényű tanulókat is.

Tatabányai Szakképzési Centrum Balassa Bálint Gazdasági Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Esztergom)

Tatabányai Szakképzési Centrum Mikes Kelemen Felnőtt és Ifjúsági Gimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Tatabánya)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Mikszáth Kálmán Gimnáziuma, Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Salgótarjáni Szakképzési Centrum Szondi György Szakgimnáziuma, Szakközépiskolája és Szakiskolája (Balassagyarmat)

Bocskai Református Oktatási Központ Apáczai Csere János Középiskolája (Budapest) Fogadják a különleges bánásmódot igénylő és egyéb pszichés fejlődési zavarral (súlyos tanulási, figyelem- vagy magatartásszabályozási zavarral) küzdő, valamint az autizmus spektrumzavarral rendelkező tanulókat is.

SZÁMALK-SZALÉZI Szakgimnázium (Budapest)

Schola Europa Akadémia (Budapest)

ADDETUR Baptista Gimnázium, Szakgimnázium és Szakiskola (Budapest)

MÁTRIX Oktatási Központ (Budapest)

EFEB Felnőttoktatási Központ (Budapest)

 

Milyen egészségi követelményeknek kell megfelelni, ha az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” foglalkozást választom?

 

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” munkája többnyire ülő testhelyzetben történő, könnyű fizikai megterheléssel járó szellemi munka. A kar, a kéz és az ujjak használata szükséges. A szóbeli információ átadásának fontos szerepe van, ami ép hallást feltételez. A jó látásélesség is fontos. Fizikai megterhelést leginkább a huzamos ülés és a monitor előtti munkavégzés jelent, melyek következtében előfordulhatnak mozgásszervi panaszok (nyak-, hát-, derékfájás, ízületi problémák), valamint a kéz és az ujjak fáradásához vezethet. A monitor előtti munkavégzés és neonvilágítás a szem túlterhelésével járhat. A légkondicionáló allergiás és felső légúti megbetegedéseket okozhat.

Pszichés nehézséget elsősorban a sok információ egyszerre történő feldolgozása, az emberekkel való kommunikáció, a több szempontnak való együttes megfelelés jelenthet.

 

Környezeti ártalomnak vagy veszélynek nincs kitéve.

 

A sérüléstípusoknak megfelelő módosításokkal, a funkciócsökkenés kompenzálásával, a munkakör átszervezésével, a munkakörnyezet ergonómikus kialakításával, speciális eszközök beszerzésével mozgás-, hallás- és látássérültek számára is lehetővé válhat a munkafeladatok egy részének elvégzése.

 

Milyen személyes jellemzők előnyösek az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” foglalkozásnál?

 

Amikor döntést hozunk, fontos átgondolnunk, hogy rendelkezünk-e az adott foglalkozásra jellemző egyéni sajátosságokkal (érdeklődés, képességek, készségek, munkamód). A tulajdonságok megléte valószínűvé teszi, hogy örömmel végezzük a munkánkat, és sikeresek, elégedettek leszünk az adott foglalkozásban. Természetesen minden foglalkozásnál más és más személyes jellemzők előnyösek, és mi magunk is különbözünk egymástól abban, hogy milyen mértékben rendelkezünk ezekkel.

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” szakma azoknak felel meg leginkább, akikre jellemzőek az alábbi kompetenciák, érdeklődés és munkamód típusok:

 

Kompetenciák (legfontosabb készségek, képességek):

 

  • Önállóság a munka megtervezésben, megszervezésében
  • Digitális kompetencia, mivel munkája nagy része számítógéphez kötött
  • Kommunikációs képesség, hogy megértse, illetve megértesse magát a munkatársaival, vezetőkkel, ügyfelekkel is
  • Kitartás, mert a sok adminisztráció olykor egyhangúvá válhat, mégsem ejthet hibákat
  • Együttműködés a hatékony munkakapcsolatok kialakítása és fenntartása érdekében

 

Érdeklődési irányok: Irányító – Megvalósító – Tárgyias

 

Az ilyen érdeklődésű emberek olyan helyzetekben érzik jól magukat, ahol mindig van megoldandó feladat, és vállalhatják a kezdeményező, irányító, szervező szerepet. Tisztában vannak teendőikkel, és megnyugtató számukra, ha tudják, hogy pontosan meddig terjed a felelősségük. Kedvelik a pontosan kijelölt határok között végezhető, aprólékos, fokozott koncentrációt igénylő feladatokat, és szeretik a jól szervezett munkát. Szívesen dolgoznak eszközökkel (számítógép, nyomtató, fénymásoló). Követik az előírásokat (pl. iktatás, helyesírási szabályok).

 

Munkamód: Irányító – Aprólékos – Beltéri

 

Ez azt jelenti, hogy az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” elsősorban azt kedveli, ha a munkája során utasításokat adhat, feladatokat oszthat szét. Szívesen ellenőrzi mások munkáját, jelez vissza és kéri számon a feladatokat. Az őt irányítókkal is kapcsolatot tud tartani. Előnyben részesíti a jól meghatározott keretek között folyó, szabályok alapján történő munkavégzést. A feladatokat pontosan, sorrendben, saját ritmusában, tempójában szereti végezni. Kedveli, ha belső helyszíneken, zárt térben dolgozhat.

 

Milyen eséllyel találok munkát, ha „Irodai szakmai irányító, felügyelő” leszek?

 

Elhelyezkedési kilátások (várható munkaerőpiaci kereslet):

 

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” vállalatok, cégek, vállalkozások, közigazgatási szervek ügyviteli területén, alkalmazottjaként helyezkedhet el. Az ügyviteli foglalkozások a leginkább keresett foglalkozások közé sorolhatók, így előreláthatólag az elhelyezkedés nem okoz majd problémát az ilyen képzettséggel rendelkezők számára a közeljövőben.

Várhatóan a képzéssel betölthető állások száma meghaladja a képzést elvégzők számát, ezért könnyen talál munkát, aki ezt a foglalkozást választja.

 

Mennyi lesz a bérem, ha „Irodai szakmai irányítóként, felügyelőként” fogok dolgozni?

 

A fizetés az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” szakmai tapasztalatától, életkorától, illetve a vállalat jellegétől, méretétől, földrajzi elhelyezkedésétől, forgalmától függően változhat.

Az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” fizetése az országos átlagbérnél alacsonyabb.

Az átlagkereset havi bruttó 240.000 Ft.

 

Milyen munkakörökben dolgozhatok, ha az „Irodai szakmai irányító, felügyelő” foglalkozást választom?

 

Betölthető munkakörök:

 

Iktatásirányító

Információsiroda vezetője

Irodai ügyvitel-irányító

Irodakoordinátor

Irodavezető

Orvosi nyilvántartási iroda vezetője

Titkárságvezető

Vezérigazgatói titkárságvezető

 

Rokon foglalkozások:

 

Titkár(nő)

Általános irodai adminisztrátor

Személyi asszisztens

Humánpolitikai adminisztrátor

Egészségügyi dokumentátor

Munka és termelésszervező