Konferencia- és rendezvényszervező

KONFERENCIA- ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZŐ

Foglalkozási terület: Művészet, kultúra és kommunikáció

6-jegyű FEOR kód: 363100

 

Miből fog állni a munkám, ha a „Konferencia- és rendezvényszervező” foglalkozást választom?

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” konferenciákat, hivatalos rendezvényeket, fogadásokat, banketteket, kongresszusokat, szakmai konferenciákat, tréningeket, sportrendezvényeket, egyéb programokat, valamint a hozzájuk kapcsolódó szolgáltatásokat szervezi, koordinálja. Munkái között megtalálhatóak pl. a gyermekprogramok, esküvők, divatbemutatók, fesztiválok előkészítése és lebonyolítása. A rendezvényszervezés színes, mozgalmas világ. A feladatkör rendkívül szerteágazó, sok ember tevékenységének összehangolásával jár. Munkája magába foglalja az előkészítéstől kezdve a lebonyolításig a teljes folyamatot. Felveszi a kapcsolatot a megrendelővel. Megismerkedik az igényeivel, és annak megfelelően szervezi meg az adott rendezvényt. Felméri a helyszínt, annak adottságait. Kiválasztja a szolgáltatásokat (konferencialétesítmények, rendezvénytermek, vendéglátó szolgáltatások, tájékoztatók, audiovizuális és számítógépes berendezések, szállás, szállítás, fogadás, regisztráció, hoszteszszolgálat stb.). Szolgáltatási csomagokat, ajánlatokat állít össze. Kalkulálja a kapcsolódó kiadásokat. Mindenre kiterjedő, előzetes tervet készít. A megrendelővel történő egyeztetést követően, megállapodik a beszállítókkal és a szolgáltatókkal az árakat illetően, majd megköti velük a szerződéseket. Összeállítja a tervezett program forgatókönyvét. Elkészíti a konferencia, rendezvény dokumentációját (prospektus, meghívó, költségterv stb.). Kiválasztja a lebonyolító csapatot. Meghatározza munkatársai pontos feladatait és azok sorrendjét. Felkészíti a helyszínt. Gondoskodik a megfelelő felszerelésekről, beszerzi a szükséges engedélyeket. Elvégzi a végső ellenőrzést a vendégek érkezése előtt. Gondoskodik az esemény zökkenőmentes lebonyolításáról. A rendezvény után elindítja a kifizetéseket, és rendezi a számlákat. Munkája során korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközöket, információforrásokat kezel. Ápolja az ügyfélkapcsolatokat.

 

Milyen eszközökkel, anyagokkal dolgozik a „Konferencia- és rendezvényszervező”?

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” jellemzően főleg telekommunikációs eszközökkel és irodai berendezésekkel dolgozik. Alkalmazott eszközök például:

  • mobiltelefon a szervezéshez, a megrendelővel, partnerekkel, munkatársakkal való kapcsolattartáshoz;
  • számítógép megfelelő programokkal a tervezéshez és a dokumentációhoz;
  • irodai eszközök, pl. nyomtató, fax, szkenner;
  • projektor, egyéb vetítő eszköz;
  • hangszóró, mikrofon.

 

A felhasznált anyagok egyrészt az irodai munkájához kapcsolódnak, pl. papír, másrészt a rendezvény jellegéhez, ötleteihez, pl. műanyag, textilek a dekorációhoz.

 

Milyen munkakörnyezetben fogok dolgozni, ha „Konferencia- és rendezvényszervező” leszek?

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” munkáját akár egy munkanapon belül is változó munkakörnyezet és a gyakori közlekedési, utazási igény jellemzi. Az aktuális rendezvény típusától, a vendégek számától, a megrendelő igényeitől függően is változatos helyszíneken dolgozhat. A rendezvényeket gyakran szállodában, éttermekben, konferenciatermekben bonyolítja le, de szabadban zajló eseményeket (pl. bankett, esküvő, sportprogramok stb.) is szervezhet. Különleges helyszínek is szoba jöhetnek, pl. hajó. Többnyire saját irodával is rendelkezik, ahol a háttér munkát (pl. tervezés, dokumentálás, szerződéskötés stb.) végzi.

A „Konferencia- és rendezvényszervező” munkaideje többnyire eltér a szokásos munkarendtől. Igazodik a megrendelőkhöz, ha a rendezvény úgy kívánja, akkor akár éjszaka és hétvégén is dolgozik. A háttérmunkát rugalmas időbeosztás szerint végezheti, de ügyelnie kell arra, hogy határidőre elkészüljön.

 

Milyen képzést célszerű választanom, ha „Konferencia- és rendezvényszervező” szeretnék lenni?

 

Ahhoz, hogy valaki „Konferencia- és rendezvényszervezőként” dolgozzon, a „Művészet, közművelődés, kommunikáció” szakmacsoporton belül a „Kulturális rendezvényszervező” (OKJ 51 345 01) szakképesítés megszerzése megfelelő lehet. Az oktatás iskolarendszeren kívüli, adott óraszámú tanfolyami képzés keretében történik. A felnőttképzésben, a képzőhelytől függően, 240-360 óra között változhat a képzési idő.

További lehetőség a „Közművelődési és közönségkapcsolati szakember” (OKJ 54 345 02), képzési idő 900-1300 óra, az „Előadóművészeti szervező” (OKJ 51 345 09), képzési idő 320-480 óra, és az „Előadóművészeti közönség kezelő” (OKJ 51 345 08) vagy a „Közösségfejlesztő animátor” (OKJ 55 345 02) szakképesítés megszerzése.

 

Szükséges előképzettség (bemeneti követelmény):

 

A szakképesítés megszerzésének előfeltétele: érettségi

 

Továbblépési lehetőség: a „Protokoll Szaktanácsadó és Rendezvényszervező” szakirányú továbbképzésen való részvétel

 

Melyik iskolában szerezhetem meg a szakképesítést?

 

A szakképzés választásakor a lakóhelyhez közeli vagy a sajátos nevelési igényű fiatalokat fogadó intézményeknél érdemes tájékozódni (honlap, „Nyílt Nap” stb.) a konkrét lehetőségekről.

 

A régió iskolái közül az alábbiakban folyik képzés:

 

Soter-Line Oktatási Központ (Budapest)

Prestige Oktatási Stúdió (Budapest)

EFEB Érettségizettek Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája (Budapest)

OKTÁV Továbbképző Központ (Budapest)

AkadémiaLight Kft. (Villányi Úti Konferenciaközpont és Szabadegyetem Alapítvány)

2007 Kapos Felnőttképző Központ Kft. (Budapest)

Mátrix Oktatási és Vizsgaközpont (Budapest)

NMI Művelődési Intézet Nonprofit Közhasznú Kft. (Budapest)

SZÁMALK-Szalézi Szakgimnázium (Budapest)

Színház és Film Intézet (Budapest)

 

Milyen egészségi követelményeknek kell megfelelni, ha a „Konferencia- és rendezvényszervező” foglalkozást, választom?

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” tevékenysége jellemzően szellemi munka. Jó állóképességre szüksége van, mivel néha több órán keresztül kell állnia. Pszichés megterhelést jelenthet a rendezvényben érintett és érdekelt emberekkel való folyamatos kapcsolattartás, az esetleges konfliktusok és a tartós koncentráció, tekintettel a sok információra. Jellemző lehet a fokozott stressz, hogy minden a legnagyobb rendben menjen. Az adódó, váratlanul felmerülő problémákra is megoldást kell találnia.

A „Konferencia- és rendezvényszervezővel” szembeni egészségügyi elvárások a következőek:

  • jó látás és jó hallás, a rendezvény teljes körű megtervezéséhez, lebonyolításához;
  • jó beszédkészség, a munkatársakkal és megrendelőkkel való zavartalan kommunikációhoz;
  • terhelhető gerinc, karok és kezek, a munka fizikai részének ellátásához, a tartós álláshoz, a sok gyalogláshoz, járkáláshoz;
  • fokozott figyelmet és együttműködést kívánó munkára való képesség;
  • a fizikai munkavégzés energiaigényét biztosító egészségi állapot (szív-érrendszeri, légzőszervi, mozgásszervi, anyagcsere-, immunrendszeri, hormonális és pszichés megbetegedések kizáró/korlátozó tényezők lehetnek);
  • korlátozó egészségi tényező lehet az alkalmasság elbírálásánál: váltakozó munkahelyeken és gyakori utazást igénylő munkahelyeken munkát nem végezhet; túlmunkát, nyújtott műszakot igénylő munkahelyen munkát nem végezhet.

 

Környezeti ártalmak

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” munkájára nem jellemzőek környezeti ártalmak, veszélyek. Ugyanakkor, mint kisebb kockázat, megemlíthető, hogy baleseti veszélyforrás lehet a rendezvény eszközeinek és berendezéseinek (pl. világítás-, hangtechnika) nem megfelelő használata.

 

A munkakör átszervezésével, egyéni, sérülésspecifikus módosításával, a munkakörnyezet ergonómikus kialakításával, speciális eszközök beszerzésével mozgás- és hallássérültek számára is lehetővé válhat a munkafeladatok egy részének elvégzése. Meghatározó, hogy a mozgás-, ill. hallórendszer mely része, mikor és mennyire károsodott, és ez milyen mértékű funkciócsökkenést okoz.

 

Milyen személyes jellemzők előnyösek a „Konferencia- és rendezvényszervező” foglalkozásnál?

 

Amikor döntést hozunk, fontos átgondolnunk, hogy rendelkezünk-e az adott foglalkozásra jellemző egyéni sajátosságokkal (érdeklődés, képességek, készségek, munkamód). A tulajdonságok megléte valószínűvé teszi, hogy örömmel végezzük a munkánkat, és sikeresek, elégedettek leszünk az adott foglalkozásban. Természetesen minden foglalkozásnál más és más személyes jellemzők előnyösek, és mi magunk is különbözünk egymástól abban, hogy milyen mértékben rendelkezünk ezekkel.

A „Konferencia- és rendezvényszervező” szakma azoknak felel meg leginkább, akikre jellemzőek az alábbi kompetenciák, érdeklődés és munkamód típusok:

 

Kompetenciák (legfontosabb készségek, képességek):

 

  • Önállóság, hiszen sokszor gyorsan, egyedül kell döntéseket hoznia, megtalálni a legmegfelelőbb megoldást;
  • Kreativitás az egyéni megoldások, eredeti ötletek érdekében;
  • Kommunikációs képesség, a kapcsolatépítéshez, tárgyalásokhoz elengedhetetlen az egyértelmű, könnyen befogadható információátadás;
  • Figyelem, hogy át tudja látni a több szálon futó folyamatokat;
  • Együttműködés a lebonyolító csapattal, megrendelővel, partnerekkel;
  • Konfliktuskezelés, stressztűrés, mivel gyakran kerül váratlan, azonnali megoldást igénylő helyzetekbe.

 

Érdeklődési irányok: Irányító – Megvalósító – Közösségi

 

Az ilyen érdeklődésű emberek olyan helyzetekben érzik jól magukat, ahol mindig van megoldandó feladat, és vállalhatják a kezdeményező, irányító, szervező szerepet. Keresik azokat a helyzeteket, ahol változatos, folyamatosan új kihívásokkal szembesülhetnek. Gyorsan átlátják a különféle helyzetek követelményeit, és hajlandóak a megoldás érdekében cselekedni, másokat mozgósítani, lelkesíteni, a feladatok megoldását megszervezni. Szívesen foglalkoznak gyakorlati problémák megoldásával, kivitelezésével. A gyakorlati megoldások emberei. Előnyben részesítik, hogy munkájuknak belátható időn belül kézzelfogható, látható eredménye legyen. Fontosnak tartják, hogy mások számára hasznos, segítő vagy szolgáltató tevékenységet végezhessenek. Szívesen lépnek kapcsolatba másokkal, akár üzleti ügyben, akár segítőként. Szeretnek beszélgetést kezdeményezni, közreműködni mások szükségleteinek felismerésében, problémáik megoldásában. Olyan feladatokban érzik jól magukat, ahol társaságban, csapatban, munkacsoportban dolgozhatnak.

 

Munkamód: Változatos – Önálló – Személyközpontú

 

Ez azt jelenti, hogy a „Konferencia- és rendezvényszervező” azt kedveli, ha munkája során mindig újszerű problémák merülnek fel, sokfajta, eltérő jellegű feladatot láthat el. Előnyben részesíti, ha a munkáját saját ritmusában, tempójában végezheti, és kézzelfogható dolgokkal foglalkozhat. Azt szereti, ha emberekkel alakíthat ki és tarthat fenn kapcsolatot, illetve szóban és/vagy írásban kommunikálhat velük. Emberek helyzetének javítása, kiszolgálása, a velük való kapcsolattartás áll tevékenységének központjában.

 

Milyen eséllyel találok munkát, ha „Konferencia- és rendezvényszervező” leszek?

 

Elhelyezkedési kilátások (várható munkaerőpiaci kereslet):

 

A „Konferencia- és rendezvényszervező” dolgozhat akár egy nagyobb rendezvényszervező cégnél, de magánvállalkozóként is.

A jó, piacképes szakmák között a „Konferencia- és rendezvényszervező” kiemelt helyen áll, hiszen szakszerű munkájára mindig szükség lesz. Hosszú távú munkalehetőséget jelent.

Várhatóan a képzéssel betölthető állások száma és a képzést elvégzők száma hasonlóan alakul, ezért könnyen talál munkát, aki ezt a foglalkozást választja.

 

Mennyi lesz a bérem, ha „Konferencia- és rendezvényszervezőként” fogok dolgozni?

 

A fizetés a „Konferencia- és rendezvényszervező” szakmai tapasztalatától, életkorától, illetve a vállalkozás méretétől, földrajzi elhelyezkedésétől, forgalmától függően változhat.

A „Konferencia- és rendezvényszervező” fizetése az országos átlagbért közelíti.

Az átlagkereset havi bruttó 305.000 Ft.

 

Milyen munkakörökben dolgozhatok, ha a „Konferencia- és rendezvényszervező” foglalkozást választom?

 

Betölthető munkakörök:

 

Account rendezvényszervező

Host, hostess

Kiállításszervező

Kongresszusszervező

Kóstoltatásszervező

Kulturális rendezvényszervező

Programszervező

Promóciós asszisztens

Promóciós ügyintéző

Rendezvényszervező és -bonyolító

Sport-rendezvényszervező

Szabadidőszervező

Termékbemutató-szervező

Vendéglátásszervező

 

Rokon foglalkozások:

 

Piackutató, reklám- és marketingtevékenységet tervező, szervező

Kulturális szervező

Lakberendező, dekoratőr